Métricas para melhorar os seus controles de estoque

Você sabe como controlar o seu estoque? Aqui estão algumas métricas que vão ajudar você

Você sabe em quais métricas de estoque deve ficar de olho para aumentar a produtividade do seu negócio?

Você sabe em quais métricas de estoque deve ficar de olho para aumentar a eficiência do seu negócio?

Alguma dessas situações lhe é familiar?

  • A contagem física e contagem do sistema (seja planilha ou algum software de gestão) nunca batem?
  • Há produtos que sempre se esgotam em seu estoque?
  • Seu cliente ou repositor liga no escritório indicando que os produtos acabaram?
  • Você precisa trocar constantemente o layout das máquinas de snacks pois não há produtos para reposição?

Embora a gestão de estoque seja sempre um assunto muito importante e recorrente nas conversas sobre gestão de empresas, a maioria das empresas ainda não controla o estoque de forma satisfatória.

O controle de estoque de uma empresa tradicional por si só já é complexo, porém quando falamos de vending machines se torna ainda pior, pois muitas vezes é preciso controlar dois tipos de estoque: o seu estoque central e o estoque do seu cliente. Quanto mais cedo você conseguir controlar os dois, maior será seu desempenho.

Geralmente, tudo que é relacionado com estoque é cheio de mistérios, contas difíceis e muita teoria. E no dia-a-dia tudo isso acaba passando desapercebido.

Por isso, selecionamos algumas métricas fáceis de mensurar e alguns indicadores simples que vão poder ajudar você a aumentar não apenas a eficiência de seu estoque, como também vender mais.

#1. Tempo do ciclo

Esta é uma métrica muito importante relacionada ao processo de compra e recebimento das mercadorias.

O tempo do ciclo indica o tempo desde que o seu pedido é recebido pelo seu fornecedor até o produto chegar até você.

Para que você precisa saber disso?

Para saber quando fazer o seu pedido de tal forma que tenha tempo suficiente para receber do seu fornecedor sem deixar o seu cliente descoberto.

Na prática recomendamos manter uma tabela com o tempo médio do ciclo para cada produto e fornecedor e assim ter uma visibilidade maior do seu ciclo:

Fornecedor Produto Ciclo
Fornecedor 1 Café em grão 5 dias
Fornecedor 1 Leite em pó 5 dias
Fornecedor 2 Leite em pó 3 dias
Fornecedor 2 Achocolatado 5 dias
Fornecedor 3 Chá 7 dias

Essa métrica é importante para que você agende seus pedidos, e nunca falte nenhum produto (pelo menos os mais vendidos). Ficar sem produto no estoque é perder dinheiro.

O que nos leva à segunda métrica, abaixo.

#2. Consumo médio

Esta é uma métrica que depende de vários fatores externos, como sazonalidade, clima, promoções, etc…

O consumo médio é a quantidade de produtos consumidos em um período de tempo. Por exemplo, suponha que você venda 1500 unidades de um determinado produto em um mês. Se utilizarmos o período de 1 dia para cálculo do consumo médio, podemos chegar a conclusão que você vende 50 unidades deste produto  por dia. ( 1500 unidades / 30 dias)

Talvez no verão esta quantidade aumente para produtos gelados. Ou talvez aumente no inverno para bebidas quentes como o café. Ainda há ocasiões em que o consumo diminui bruscamente de forma geral como por exemplo nas férias escolares para máquinas instaladas em escolas ou universidades

É importante controlar bem esta métrica pois ela será útil logo a seguir.

#3. Ponto de ressuprimento

Você só sabe que um produto acabou quando vai no estoque para levar para um cliente e descobre que não tem mais? Isso é contar com a sorte. Você deixa seu cliente na mão e ainda está deixando de vender.

Ponto de ressuprimento é o estoque mínimo aceitável, aonde temos que obrigatoriamente fazer um novo pedido, para que não falte o produto.

De maneira simplificada, para calcularmos o ponto de ressuprimento pegamos o ciclo médio de um produto (item #1) e multiplicamos pelo consumo médio (item #2) deste produto. Por fim, adicionamos uma margem de segurança, também conhecida como estoque mínimo ou estoque de segurança.

Por exemplo, para o produto café em grão vamos considerar:
– Tempo do ciclo: 5 dias
– Consumo médio: 30kg por dia

Essa conta nos leva a 150kg (5*30), que ainda não é o ponto de ressuprimento, pois não colocamos a margem de segurança.

Supondo de maneira simplista que o estoque de segurança possa ser calculado a partir de uma variação potencial de 20% sobre as vendas, basta multiplicarmos 150 * 20% para então chegarmos ao ponto de ressuprimento igual a 180kg.

Certamente a literatura traz cálculos mais complexos considerando também outras variáveis, porém a simplificação do tema neste artigo é intencional e visa mostrar de forma mais intuitiva como fazer esse controle de maneira satisfatória.

Você sabe como o nível de seu estoque influencia em suas vendas?

Você sabe como o nível de seu estoque influencia em seu resultado?

#4. Vendas perdidas

Você pode estar se perguntando o que vendas perdidas têm a ver com o estoque. Mas, pense comigo.

O seu cliente faz um pedido de um produto esgotado, você deixou de vender. Um outro cliente faz um pedido e você só consegue atender pela metade. Você também deixou de vender.

No caso de vending machines, se um produto popular esgotar, você também pode deixar de vender, pois seu cliente não irá necessariamente comprar um outro produto que tenha sido substituído na mola.

Para calcular quanto deixou de ganhar você pode criar uma tabela de produtos que seus clientes pediram e você não pôde suprir. Ou então, no caso de uma vending machine, considerar o histórico de vendas daquele produto, já que você não possui a informação do pedido.

Para calcular, basta somar  o lucro (preço – custo) desses produtos e ver o quanto deixou de ganhar por conta disso.

Na prática funciona assim:

Produto Quantidade Custo Preço
Café ABC 3kg R$ 18,00 R$ 27,00
Achocolatado 5kg R$ 30,00 R$ 42,00
Leite em pó 1kg R$ 8,00 R$ 13,00
Salgadinho X 60 R$ 1,50 R$ 2,70

No exemplo acima, você deixou de vender 3kg de café ABC, 5kg de achocolatado, 1kg de leite em pó e 60 unidades de salgadinhos X.

O lucro perdido somando-se (preço – custo) * (quantidade) é igual a R$ 164,00 

#5. Inventário

Você está familiarizado com o inventário? A realização do inventário é, na prática, a contagem de todos os produtos que você tem em estoque.

Quando falamos de vending machines, em algumas ocasiões, além de contar todos os produtos do seu estoque, também é necessário contar regularmente os produtos que estão em estoques volantes (dos clientes).

Você só consegue gerenciar aquilo que sabe que tem em estoque. Um bom estoque precisa de pelo menos 95% de precisão. Só assim você vai conseguir planejar suas compras, reposição e sanar os problemas de abastecimento e de vendas que, porventura, possam acontecer.

A precisão do seu inventário é a métrica-mãe, que vai permitir que todas as outras possam ser monitoradas. Faça um inventário regularmente. Avalie seu portfólio, e se necessário, separe por categorias. Realize a contagem de certas categorias em uma semana, e na outra semana dos produtos restantes. Não precisa fazer tudo em um dia, porém garanta que todos os produtos sejam contados regularmente.

Ao final do inventário, você pode contabilizar e identificar perdas através da seguinte conta:

+ saldo do inventário anterior
+ compras (entradas no período)
– vendas (saídas no período)
– saldo do inventário atual
————————————–
= Diferença de quantidade dos produtos

A soma das diferenças vezes o custo médio unitário de cada produto mostra as perdas em reais para o seu negócio. Esta é uma técnica muito útil para se avaliar seu controle de estoque.

Que tal colocar essas métricas em prática?

Essas métricas podem ajudar a manter o seu estoque em ordem, e principalmente profissionalizar a sua maneira de gerir seus produtos e suas vendas.

Com base no que você tem em estoque, você sabe o que (e quanto) pode vender, e quando pode entregar.

O seu estoque é parte da sua renda, uma vez que sem ele você não pode atender seus clientes e repor seus produtos.

Por isso, ele merece toda a sua atenção e cuidado.