Como ter mais produtividade com a ajuda da tecnologia

A tecnologia é uma grande aliada da produtividade. Aqui estão algumas dicas para aproveitá-la melhor

Que tal algumas dicas de como aumentar a produtividade utilizando a tecnologia?

Que tal algumas dicas de como aumentar a produtividade utilizando a tecnologia?

É muito comum algumas empresas que não trabalham com tecnologia acreditarem que ela é um mero acessório.

Essas empresas acreditam que a tecnologia é uma maneira de trabalharmos melhor e de maneira mais confortável, mas as vezes não associam os investimentos com tecnologia à produtividade dos funcionários.

É muito normal para nós, que trabalhamos com tecnologia a todo momento, observar a maneira com que nossos clientes e parceiros lidam com ela em seu dia-a-dia, em encontros ou reuniões.

Há algum tempo atrás, a tecnologia era um luxo. Tudo era muito caro, muito difícil de instalar, e isso representava custos muito altos dentro das empresas, o que justificava o fato de micro e pequenas empresas se manterem à margem de qualquer tipo de tecnologia.

Hoje, por outro lado, a tecnologia é muito acessível para qualquer empresa incorporá-la em sua rotina e ter ganhos de produtividade.

O dinheiro não é desculpa para a falta de investimento em tecnologia. Vamos pegar, por exemplo o preço de um computador para uso em escritório. Hoje, com menos de 700 reais (que podem ser parcelados em até 12 vezes) é possível ter um equipamento novo em uma estação de trabalho.

Ou seja, a tecnologia deixou de ser algo caro e impeditivo para pequenas empresas, e se tornou um recurso democrático. Por isso, não há mais desculpas para fugir da implementação da tecnologia dentro da sua empresa.

Como sabemos da importância da tecnologia no ambiente de trabalho, conhecemos alguns truques que podem ser úteis.

Depois de um pouco de estudo e uma investigação e experiência em um mercado de tecnologia, fizemos uma pequena lista que vai ajudar você a transformar a tecnologia em um aliado para aumentar a produtividade de sua empresa.

Anote os nossos truques e impulsione a forma de trabalhar da sua empresa.

 

#1. Mantenha seu hardware atualizado

Muitas empresas acreditam que um computador é tudo que precisam para aumentar a produtividade de seus funcionários.

Não é raro ver, por exemplo, computadores antigos em mesas de funcionários, máquinas desatualizadas, e com alguns problemas de desempenho.

Infelizmente, todo tipo de hardware tem uma vida útil. Você não pode continuar com um computador por mais de 5 anos e esperar dele o mesmo desempenho que ele tinha quando era novo.

Afinal, você também não pode esperar o mesmo desempenho de um carro de 5 anos e um carro novo, não é mesmo?

No caso dos computadores, isso acontece porque aplicações e sistemas vão evoluindo e exigindo mais dos dispositivos que os executam.

É preciso mais memória, mais espaço em disco, e mais velocidade de processamento para que os computadores continuem operando plenamente, sem nenhum tipo de atraso no desempenho.

Um computador antigo na mão de um funcionário é uma máquina de problemas. Certamente ele não vai conseguir ter o mesmo ritmo de trabalho que a sua empresa exige.

O ideal é que a idade do computador seja inferior a 3 anos. Mas isso não significa que você tenha que jogar seus computadores fora. A sua empresa pode criar uma política para fazer um upgrade anual nas máquinas mais antigas. Aliás, há empresas que fazem locação de equipamentos, o que pode ser um ótimo negócio. Vejam por exemplo a proposta do Banco Grenke, que faz um contrato de leasing bem interessante para locação de equipamentos de TI.

Você provavelmente sentirá uma grande diferença trocando memória e HD de seus computadores. E no final das contas, seus funcionários irão agradecer.

Dessa maneira, você terá uma equipe mais produtiva, com equipamentos que dão conta do recado e estão preparados para ajudar a sua empresa.

E qual o custo disso no final do dia? Muito menor do que o que a sua empresa paga hoje para manter seus funcionários em computadores ultrapassados, com sistemas desatualizados, sem conexão com a internet, e tendo a sua produtividade roubada.

Trabalhar em equipamentos lentos vai sugar a produtividade de seus funcionários. E vai custar mais caro do que simplesmente colocá-los em novas máquinas.

#2. Mantenha seus sistemas atualizados

Da mesma maneira que precisamos que nossos equipamentos estejam atualizados e prontos para tirarmos o máximo de cada tarefa, precisamos ter nossos softwares e sistemas atualizados constantemente.

Não se trata apenas de ter a versão mais atual, mas sim, todas as vantagens que temos com ela.

Cada versão de atualização de um sistema é uma versão melhorada. Significa que erros, pequenos problemas e conflitos foram solucionados. Eventualmente, falhas de segurança foram reparadas.

Além disso, você terá também a melhor versão disponível de um sistema. Isso significa um rendimento melhor, mais facilidade na operacionalização, e por isso, maior produtividade.

Qual é a versão do Windows dos computadores da sua empresa? Não é raro vermos empresas operando com Windows XP, sendo que estamos na versão 8.1 do Windows.

Essa falta de atualização significa, no mínimo, um atraso de 10 anos em sua empresa. Pense: quantos aplicativos, sistemas, e problemas de compatibilidade poderiam ser evitados se a sua empresa estivesse operando com sistemas novos e atualizados?

Grande parte de seus problemas de desempenho acontecem por conta de sistemas desatualizados.

Grande parte de seus problemas de desempenho podem estar acontecendo por conta de sistemas desatualizados.

#3. Utilize 2 monitores

Pode parecer mentira, mas o uso de 2 monitores melhora a produtividade dos funcionários em até 28%. Foi justamente a essa conclusão que um estudo feito pela Samsung chegou.

Além do ganho em produtividade, os funcionários que utilizam 2 telas também se sentem mais confortáveis para trabalhar.

Durante a pesquisa, a Samsung mediu o tempo de realização de uma determinada tarefa. A tarefa realizada com 1 monitor foi executada em 8:47min, enquanto a mesma tarefa executada por 2 monitores foi executada em 6:17min.

Os funcionários que experimentam trabalhar com 2 telas aprovam a experiência e não querem voltar atrás.

Para 70% deles, a possibilidade de operar vários programas simultaneamente é uma grande vantagem, e um grande ganho de tempo.

Mas isso não significa que você precisa dar 2 monitores antigos, caixotes e com baixa resolução para seus funcionários trabalharem.

Além de serem completamente antigos e com resoluções incompatíveis com os dispositivos e computadores atuais, esses monitores velhos não vão trabalhar bem em conjunto.

A sua equipe só vai ter ganhos em produtividade quando tiver monitores compatíveis com a tecnologia atual. Isso significa eliminar os monitores CRT e substituí-los pelos LCD / LED. Esse é o primeiro passo para aumentar a produtividade.

O ganho de produtividade só vai acontecer se você der à sua equipe ferramentas atualizadas. Não adianta equipar seu escritório com dezenas de periféricos desatualizados e querer que ela se torne produtiva. Quando falamos em produtividade, o princípio envolvido é de que seus computadores, monitores e softwares estejam em dia.

Agora que você já sabe dessa informação, pode começar a implementar, aos poucos, o sistema de 2 telas em sua empresa. Ou pelo menos, trocar seus antigos monitores por monitores novos com alta resolução.

Faça um teste, introduza aos poucos os monitores e perceba a diferença que eles vão causar na produtividade de sua equipe. Certamente esse será um investimento justificável.

Coloque a sua empresa para produzir mais com essas dicas

Agora que você já sabe como pode sair ganhando com essas dicas simples, pense na tecnologia como um grande aliado na hora de produzir mais.

Independente de distrações, quando os profissionais são comprometidos com suas tarefas, os benefícios da tecnologia são inegáveis para a sua empresa. E, quanto mais você investe nesse segmento, maior pode ser o seu retorno.

Faça um teste na sua empresa e sinta a diferença. Nós temos alguns clientes que fizeram algumas dessas mudanças e sentiram uma grande diferença.

Certamente você vai sentir o mesmo. Depois que colher os frutos dessas dicas, que tal compartilhar as suas experiências no campo de comentários?! Será muito bom receber o seu feedback.