6 dicas importantes para implantação de um sistema de gestão para vending machines

Você está pensando em implantar um sistema de gestão em seu negócio de vending machines? Aqui está o que você precisa saber antes de agir

Um sistema de gestão vai ajudar a sua empresa a aumentar sua produtividade.

Um sistema de gestão vai ajudar a sua empresa a aumentar sua produtividade.

Chegou a hora de implantar um sistema de gestão em sua empresa para deixar a sua rotina mais profissional e até mais produtiva.

Você, por um lado, tem a necessidade de profissionalizar o seu trabalho, e aumentar o seu controle. Por outro lado, esse ainda é um lado novo para sua empresa e não sabem como proceder na hora da escolha e da implantação.

Como a sua empresa pode dar esse passo tão importante rumo à profissionalização sem se precipitar?

É justamente pensando nisso, e usando a nossa experiência, que nós vamos ajudar você a não colocar tudo a perder na hora de implantar um sistema de gestão em sua empresa.

Aqui estão algumas dicas preciosas.

#1. Escolha com cuidado

O processo de decisão é muito importante. Não estamos falando apenas da escolha de um sistema de gestão. Estamos falando de uma parceria de longo prazo.

Muitas empresas acabam escolhendo errado o sistema que vão implantar, e acabam se arrependendo mais tarde. Você implanta o sistema, insere seus dados nele, e quando vê ele não é o que você pensava, ou o que queria, e nem tem o que você precisa.

Nesse momento, todas as informações já estão dentro dele. E por isso, algumas empresas acabam desistindo de mudar, e fazer uma nova implantação.

Portanto, a primeira coisa que você precisa aprender quando falamos em sistema de gestão é: escolha com cuidado. Não deixe de pesar sobre todas as possibilidades, funcionalidades e o custo x benefício.

O preço é muito relativo. Pense comigo. Não importa quanto se paga pelo software, mas sim quanto você ganha com ele. Por isso, sempre que possível, é importante medir os ganhos com a implantação de um novo software. Um software mais caro que traga um retorno ainda maior pode valer mais a pena do que um software barato que traga pouco retorno para sua empresa.

Outro detalhe importante: procure por sistemas do seu mercado. Existem muitos sistemas genéricos, mas quanto mais segmentado e nichado ele for, melhor pra você, já que ele estará pronto para atender suas necessidades.

#2. Mapeie os processos de sua empresa antes da implantação

Como a sua empresa trabalha hoje? Como funciona o seu processo de locação, de reposição de suprimentos, coleta de doses das máquinas, seu faturamento?

Antes de implantar qualquer sistema de gestão, coloque no papel o seu processo de trabalho e dos seus funcionários, para saber como o sistema irá influenciar em sua rotina, melhorar o seu processo de trabalho, ou até mesmo tornar sua empresa mais produtiva.

O papel de um sistema de gestão é ajudar a sua empresa a profissionalizar a sua rotina de trabalho e aumentar sua eficiência.

Procure saber como o sistema que você está cogitando implantar vai influenciar (para melhor ou pior) a maneira que você trabalha em cada um dos processos mapeados.

#3. Liste e priorize os problemas que precisam ser resolvidos

Mas eu não enxergo nenhum problema, você pode afirmar.

Mas, certamente existem coisas que você quer melhorar, otimizar, reduzir, ou até mesmo eliminar, não é mesmo?

Faça uma lista dessas coisas. Pode ser, por exemplo, melhorar o controle de estoque, ter um relatório de insumos faturados na semana, melhor controle de aluguel das máquinas, controle de inadimplentes, ou até mesmo uma lista de novos clientes.

Isso vai ajudar você a saber o que precisa ser melhorado, o que precisa ser eliminado e, entender quais as necessidades o sistema precisa suprir.

Faça uma lista de tudo que precisa ser resolvido pelo sistema de gestão.

Faça uma lista de tudo que precisa ser resolvido pelo sistema de gestão.

#4. Envolva todos nas decisões

Por menor que seja a sua empresa, coloque sua equipe no centro da decisão. As pessoas querem se sentir parte do que está acontecendo, e quando são envolvidas desde cedo, oferecem menos resistência à mudanças.

Por isso, coloque as pessoas no meio do processo.

Isso não vai apenas fazer com que elas se sintam importantes para o processo. Essa decisão vai fazer com que todos auxiliem no processo de implantação, com dicas e sugestões.

Quando a sua equipe está participando ativamente – por menor que ela seja – você consegue enxergar melhor a solução que precisa.

Isso porque você não vai estar pensando apenas em sua necessidade, mas também naquilo que todos os envolvidos precisam para trabalhar melhor.

#5. Peça ajuda

Você conhece alguém que implantou um sistema de gestão nos últimos tempos? Pode ser um parceiro de negócios, um fornecedor, ou até mesmo um concorrente mais próximo.

Muitas pessoas próximas podem ter passado pelos mesmos problemas, pelas mesmas dúvidas, e o diálogo pode ajudar você a não cair em armadilhas, ou cometer erros desnecessários.

Procure ajuda de pessoas que passaram pelo mesmo processo. É sempre bom ouvir uma pessoa de fora e ver o que ela acha das suas ideias, ou se ela teve um problema parecido – e como isso foi solucionado.

#6. Monitore o uso da ferramenta

Em certas ocasiões o dia-a-dia de alguns funcionários pode ser alterado devido a implantação de um sistema. Independentemente de ser uma mudança positiva ou negativa, a mudança causa calafrios ao ser humano que está acostumado com uma certa rotina. Portanto, é necessário verificar se os funcionários estão de fato cumprindo os procedimentos deles como foi planejado anteriormente.

Há situações em que os usuários ao longo do tempo começam a deixar o seu sistema de lado. Essa é uma das principais armadilhas em qualquer implantação de sistema.

Isso acontece tanto pela mudança de rotinas envolvida durante a implantação, quanto pela eventual substituição de funcionários, caso o conhecimento não seja passado adiante.

Nesse caso, é muito importante uma campanha de conscientização para mostrar a todos da empresa como o sistema de gestão facilita o trabalho e aumenta a produtividade de todos.

É importante envolve-los na implantação. Em todo caso, isso não é tudo. O hábito muitas vezes fala mais alto, e as planilhas e controles paralelos podem voltar a ganhar espaço.

Por isso é importante monitorar como os usuários se comportam ao utilizar o sistema para que eles continuem utilizando de forma adequada. E sempre rever os processos de tempos em tempos.

É muito importante não voltar atrás, a velhos hábitos e rotinas. Caso contrário, você pode estar deixando de ter o retorno sobre o investimento feito.

Agora você está preparado para implantar um sistema de gestão

Alguns detalhes são importantes antes de implantar um sistema de gestão em sua empresa.

Sendo assim, observe esses pontos, mantenha as pessoas envolvidas, e tenha certeza de que está adquirindo o melhor sistema para a sua empresa.

Certamente, quanto mais fácil de operar, quanto mais voltado para o seu mercado, e quanto mais unânime para os profissionais envolvidos ele for, maior o sucesso.

Quando você observa esses fatores, garante que as pessoas estejam operando o sistema, e que estejam realmente ganhando produtividade e aumento do controle de suas tarefas.